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数以百万计的人使用 Microsoft Outlook 来管理他们的电子邮件和日历，无论是在工作中还是在家里。这证明了它的实用性，但事实是很少有人真正知道如何充分利用它的功能。
学习一些简单的技巧可以节省您的时间，帮助您更高效地工作，甚至可以同步您的家庭和工作生活。这些技巧适用于 Outlook 2013、2016、2019 和 Microsoft 365，但许多技巧也适用于旧版本的 Outlook。
提示 #1：使用快速部件消除重复键入
如果您经常需要输入标准文本块，您可以将其另存为 “快速部分” 以便轻松插入您的电子邮件。
- 突出显示编辑器窗口中的文本。
- 点击 “插入” 选项卡以推出功能区菜单。
- 选择 “快速零件” 并选择 “将选择保存到快速零件库。”
- 点击 “行” 在弹出框中保存新的 Quick Part 短语。
以后，当您开始输入相同的文本块时，您会看到它作为建议弹出。打 “返回” 插入全文。您也可以使用鼠标选择您的短语 “快速零件” 落下。右键单击它以获取放置选项，或编辑和管理 Quick Parts 和其他“构建块”。
提示#2：写一条消息以在未来时间交付
如果您有一些不想立即共享的新闻或消息，Outlook 允许您将传递推迟到指定时间。
- 写下您的电子邮件并添加您的收件人。像往常一样准备好一切发送。
- 单击“选项”选项卡。弹出菜单将出现在其下方。
- 点击 “延迟交货” 或选择“发送” 框，具体取决于您的 Outlook 版本和操作系统。
- 在弹出框中，选择您希望收件人接收电子邮件的日期和时间，然后单击 “关闭” 或者 “发送” 取决于您的 Outlook 版本和操作系统。
- 点击 “发送” 等结束了。
- 如果您使用的是 Exchange 服务器，现在可以关闭 Outlook。如果您使用 POP 或 IMAP，则必须让应用程序保持打开状态，直到指定的发送时间过去。
您还可以在消息发送之前更新日期和时间或完全删除消息。参观 “草稿” 文件夹并单击 “取消发送。” 然后您可以重新创建消息并在新的日期或时间发送它。
提示 #3：为常见搜索创建一个文件夹
您始终可以通过在邮件列表上方的搜索字段中键入单词或短语来搜索当前文件夹。但是，对于经常搜索的术语，您可以使用 “搜索” 文件夹。
前往 “文件夹” 选项卡并右键单击 “搜索文件夹” 创建一个。从各种模板（来自特定人员的电子邮件、标记为重要的邮件等）中进行选择，或使用 “创建自定义搜索文件夹” 选项。
您的新搜索文件夹出现在 Outlook 窗口左侧的文件夹窗格中；单击它以查看符合您所选条件的消息。右键单击并选择 “重命名文件夹” 给它一个方便的名字。
提示 #4：使用快速步骤自动执行重复性任务
如果您发现自己经常执行特定任务，例如将收到的电子邮件转发给同事或邀请一组收件人参加会议，那么 快速步骤 可以节省你的时间。你会发现一组预定义的 快速步骤 在中间 家 选项卡，但该功能的真正威力在于定义您自己的功能。
单击下拉箭头并选择 “新的快速步骤” 创建自定义操作序列，只需单击鼠标即可对消息进行分类、移动、标记和删除。
单击位于右下角的拉出箭头 “快速步骤” 功能区组，打开一个对话框，您可以从中复制和编辑快捷方式，以便您可以在主题上创建一系列变体。
提示 #5：使用规则和条件格式对邮件进行排序
这 ‘规则’ 下拉菜单 '移动' 的部分 '家' 选项卡提供了创建和管理规则的选项，以便在消息到达时自动处理它们。如果您在单击之前选择一条消息，它将提供创建影响类似消息的规则。选择 “创建规则” 并且您可以选择设置各种要检查的标准，包括发件人、收件人、大小、日期等。您还可以选择匹配设置标准的电子邮件的处理方式。
一个类似的特点是 条件格式，您可以通过单击找到 “查看设置” 紧随其后的是 “看法” 标签。这不会移动或处理邮件，但会以指定的字体和颜色显示符合特定条件的电子邮件，因此您可以立即在收件箱中找到它们。
提示 #6：自动清除不需要的消息
如果您想节省空间或整理笨拙的电子邮件路径， 清理 Outlook 2013 及更高版本中的工具可以提供帮助。它会分析完整的电子邮件对话，并删除在后续邮件中完整引用的任何邮件——这样，您仍然可以通过检查后续邮件来了解所说的内容。
使用 清理，单击其下拉菜单 “家” 选项卡，然后选择是要整理单个对话还是整个文件夹。要进一步控制您的设置，请单击 “设置” 弹出警报中的按钮来选择应该剔除哪些类型的消息以及应该保留哪些消息。
提示 #7：委派访问您的邮件和日历
如果特定情况或事件需要您向其他人提供 Outllok 帐户访问权限，您可以暂时让其他人管理您的收件箱和约会。要进行设置，请打开 “文件” 选项卡，然后单击 “帐号设定” 下拉并选择 “委托访问。” 点击 “添加” 并输入您要授予访问权限的人（或人）的姓名。
您将看到一组权限下拉列表。默认设置允许您的代理人访问和更新您的日历和任务列表，而电子邮件和联系人保持私密。您可以根据需要调整权限。
笔记： 代理人必须使用与您相同的 Outlook 版本，并且您希望他们访问的项目必须存储在 Exchange 服务器上。代表将无法访问您硬盘上的邮箱。
提示 #8：管理已读回执
值得庆幸的是，Outlook 表现良好，可以在发送阅读回执之前征得许可；您可以通过单击进一步自定义其行为 “文件” 标签，打开 “选项，” 选择 “邮件” 查看，然后向下滚动到 '追踪' 部分。要配置发送接收请求的频率，请选择 “总是” 或者 “绝不，” 或配置您自己的收据请求设置。
一个有用的选项是能够请求送达回执，以确认您的电子邮件已到达收件人的邮件服务器，而无需坚持在实际打开时收到通知。
技巧 9：时区
如果您因公出差，您就会知道 Outlook 中的会议和约会出现在错误的当地时间是多么令人沮丧。幸运的是，您可以在您的设置中控制时区。在下面 “文件，” 寻找 “选项” 并选择 “日历” 打开你的 “时区” 设置。更改本地时区后，电子邮件时间戳和日历条目将显示为适当的偏移量。
您还可以配置要显示的第二个时区，例如，您可以跟踪回家的时间，或查看海外同事的时间，以确保您在办公时间赶上他们在一天中不方便的时间联系他们。点击 “交换时区” 轻松地从一个位置切换到另一个位置。
提示 #10：使用粘滞便笺功能
Outlook 包括一个内置的便签功能，可帮助您提醒或记下重要信息。按 “Ctrl + Shift + N” 从 Outlook 界面的任何位置创建一个新笔记，可以将其拖放到屏幕上的任何位置。默认情况下，笔记显示为淡黄色，但您可以将它们分配给类别，这会导致它们切换到关联的颜色。
要管理您的笔记，请单击 “笔记” 底部的图标 '看法' 控制板。从那里，您可以复制、组织和打印笔记。您还可以通过窗口右上角的字段搜索包含特定文本的注释。
提示 #11：加密电子邮件
如果您想证明您的邮件确实来自您，Outlook 可以对您的电子邮件进行加密签名。您甚至可以进一步加密文本和附件，以便只有与您共享密钥的收件人才能阅读它们。要进行设置，请通过单击打开“信任中心设置” “文件 |选项 |信任中心” 并选择 “电子邮件安全。”
加密电子邮件和添加数字签名就像勾选相关框一样简单，但您需要创建并导入一个 数字身份证 如果你还没有。点击 “获取数字身份证……” 查看指向一系列提供商的链接，包括提供免费电子邮件证书的 Comodo。